Автоматизация в грузоперевозках: как всё устроено

В условиях пандемии и массового перехода на удалёнку логистические компании стали ещё активнее внедрять цифровые сервисы. Разбираемся, какие задачи они решают и как автоматизация помогает экономить время сотрудников.

1. Транспортно-логистические системы

В большинстве случаев, это большая облачная экосистема, которая позволяет управлять процессом доставки, искать транспортные компании по параметрам, вести онлайн-мониторинг логистической цепочки, работать с тендерами и, не покидая систему, производить взаиморасчеты с контрагентами.

Например, одна из популярных в России систем «Умная логистика» позволяет обрабатывать заявки в диапазоне от грузоотправителя до транспортной компании — прозрачно и понятно на каждом из этапов.  За этим процессом можно наблюдать в режиме реального времени, и в случае необходимости — вносить корректировки в заявки.

Удобно, что компанию-перевозчика можно найти по параметрам: по количеству отработанных рейсов, тоннажу автопарка и ставкам.

2. Цифровые тендеры

Электронные тендеры могут сэкономить компании от 5% до 30% от бюджета на грузоперевозку. 

С точки зрения торгов, транспортно-логистические системы работают так: компания публикует задачу на перевозку, перевозчик видит информацию о заказе и условиях его доставки и может быстро назначить свою цену. Для логистической компании это значительная экономия и времени и денег, ведь за её заказ борется сразу несколько исполнителей.

Раньше в регионах транспортные компании устанавливали порой очень высокие ставки, мотивируя выросшие цифры подорожанием топлива. Сейчас всё выглядит иначе: перевозчики исходят из адекватной стоимости услуги и предлагают свои условия.  

За предложения действительно борются. Например, к «Умной логистике» подключены более 10 000 перевозчиков, что гарантирует нормальные цены на перевозку.

3. Электронный документооборот

Электронный документооборот в логистике решает несколько проблем:

а) Платежи по постоплате не затягиваются

Для подтверждения факта оказания услуги требуется транспортная накладная, подписанная всеми сторонами, а «живой» документ может идти до бухгалтерии долго. Например, когда водитель после разгрузки отправился с ним до следующей точки, а не в офис. Иногда для ускорения процесса накладную отправляют курьером, почтой или другим рейсом — но оперативности это добавляет не всегда. Как следствие, возникают кассовые разрывы и задержки с оплатой — особенно критично, если сотрудничество ведётся по постоплате.

б) В бумагах всегда отражаются важные детали

Например,  адрес доставки груза заполняется не всегда — хотя нормативные акты это регламентируют. Проблема может возникнуть, например, тогда, когда заказчик захочет переадресовать груз. Зафиксировать в бухгалтерских документах это уже не получится, ведь в поле «адрес» записей нет.  В этом случае отправить груз перевозчик сможет только за свой счёт.

в) Документы и груз не похищают

Кража грузов — это то, что происходит в XXI веке до сих пор. Полиция ежемесячно фиксирует в России сотни случаев. Обычно кражи заранее продумывают и устраивают по классической схеме: вор встраивается в цепочку между грузоотправителем и перевозчиком, представившись перед клиентом водителем, а перед водителем — экспедитором или заказчиком. Далее «водитель» перестаёт выходить на связь, а машина следует на подставной склад, где разгружает товар похитителю по поддельным документам.

Электронный документооборот решает все эти проблемы. Документы подписываются мгновенно, все перемещения легко отслеживаются, а подтасовки документов и контактов сотрудников исключены.  Заявку на перевозку можно подписать электронной подписью и перевести все бумаги в электронный вид: договоры, экспедиторские расписки, транспортные накладные,акты и счета-фактуры. Следовательно, можно сразу же требовать оплату по факту оказания услуг.

Подключившись к специализированной платформе, документы можно подписать даже через Viber и SMS, при этом документы будут иметь такую же юридическую значимость. А ещё сервисы помогают быстро находить нужные документы и обосновывать для налоговых инспекций возврат НДС.

4. Системы управления складами (WMS)

Системы управления складами, или WMS,  помогают в управлении складскими запасами. С их помощью можно прозрачно отслеживать складские остатки и наблюдать за перемещениями. Подключив к системе партнёров, можно управлять графиком прибытия автотранспорта. 

5. Системы управления транспортом (TMS)

Это программы, которые рассчитывают стоимость перевозки различными видами транспорта. Менеджеры могут быстро рассчитать стоимость таможенных затрат, добавить к расчёту заявки погрузочно-разгрузочные работы. 

Ещё программа отслеживает перемещения, и по запросу менеджера мгновенно выдаёт информацию о месте нахождения груза и сориентирует о реальных сроках прибытии транспорта на склад заказчика.