Автоматизация бизнеса в JML. Наш путь.

За время моей работы в JML нашей команде удалось почти полностью автоматизировать управленческий учет в компании. Об этом опыте и его результатах я хотела бы рассказать подробнее.

Началось все четыре года назад. Я только начала работать в JML и почти сразу же оказалась завалена огромным количеством бумажных счетов, которые ежедневно приносили менеджеры. Стопки бумаг росли с каждым днем, а ведение учета в Excel уже не представлялось возможным. Закономерным решением этой проблемы стал поиск вариантов автоматизации. Мы оценили разные продукты, присутствующие в то время на рынке, и выбрали «1С:УНФ». Здесь мы настроили блок платежного календаря, куда каждый менеджер вносит все необходимые платежи, проставляет дату оплаты, прикладывает нужные документы и может видеть, когда по счету приходит оплата.

Таким образом, мы упорядочили этот бизнес-процесс и пришли к его полному контролю. Помимо прочего, теперь вероятность «потерять» документ где-то в процессе его перемещения между специалистами стала практически равна нулю, а отслеживанием наличия закрывающих документов занимается сама система.

Еще один важный результат этой работы — доступность всей нужной аналитики в любой момент времени. К примеру, видя полный объем необходимых платежей, мы можем легко планировать расходы на любой период времени, а также контролировать предоставление закрывающих документов.

После того, как мы настроили систему учета счетов и платежей, мы озадачились разнесением банковских выписок по конкретным заказам покупателей и поставщиков. При этом важно было минимизировать ручной труд. Поэтому мы используем робота-помощника, который автоматически считывает назначение платежа.

После внедрения этой схемы формирование дебиторской задолженности в разы упростилось. Благодаря перечню отчетов, которые настраиваются под наш запрос, мы можем четко и оперативно отслеживать наших «должников» и заведомо информировать их о приближающихся сроках оплаты.

Автоматизированный бизнес-учет — это не только простота и удобство оперативной работы, но и возможность видеть полную картину текущей ситуации в компании, а также строить прогнозы и заниматься стратегическим планированием. Так, после внедрения позаказного учета, мы можем контролировать доходы и расходы по каждому отдельному заказу, анализировать его себестоимость и отслеживать своевременность оплаты.

Сейчас, наладив основные процессы внутри компании, мы находимся на очередном этапе автоматизации нашего бизнеса — делаем работу с нами удобной для клиентов. Первое, с чего начали: настройка личного кабинета, интегрированного с 1С. В ближайшем времени клиенты JML смогут оставлять заявки на перевозку прямо из личного кабинета на нашем сайте, и оттуда же — отслеживать ход исполнения заявки и местонахождение груза.

Мы стремимся к полной автоматизации финансово-управленческих процессов для минимизации ручного труда и минимизации ошибок, связанных с человеческим фактором, а также для удобства взаимодействия с нами наших клиентов и партнеров. Работы предстоит еще много, по ходу продвижения к цели открываются новые горизонты, и прогресс не стоит на месте. Но тем интереснее. Оптимизация, «совершенствование» бизнеса — это непрерывный и практически бесконечный процесс.